O cenário atual das empresas é promissor para a implantação da Gestão Documental, baseada em Arquivos Digitais, especialmente nas áreas vitais para a sobrevivência no mercado, tais como: captação de recursos junto ás entidades financiadoras; abertura de novos negócios e “joint ventures”; fiscalização de órgãos públicos; fusões externas e internas; responsabilidade social; desenvolvimento sustentável e auditorias internas (que atualmente aceitam documentos digitalizados).

O volume de documentos impressos e o estoque de informação em papel se tornaram um enorme problema, lembrando que os grandes centros comerciais possuem um espaço físico limitado e caro. A utilização desses espaços com arquivo e o tempo gasto pelos funcionários na busca de informações resulta em um desperdício anual que poderia ser aplicado, com vantagens, em tratamento técnico e utilização de recursos de tecnologias na gestão desses arquivos.

O trabalho apresenta o processo de digitalização de documentos, focando especialmente a etapa de análise de conteúdo, tanto de forma teórica como prática, com forte ênfase na padronização e controle de qualidade. São mostrados casos de sucesso recentes de digitalização em empresas multinacionais com atuação no Brasil e empresas brasileiras com atuação mundial. Apresenta ainda como funciona um ambiente de digitalização inteligente, com análise de conteúdo, baseada em taxonomia elaborada para cada cliente, e destaca as vantagens da utilização de software de pesquisa e visualização dos documentos digitalizados, com facilidades de pesquisa em metadados combinada com a pesquisa textual no corpo dos documentos.