A FIEP (SESI/SENAI-PR) deu início ao projeto de migração dos documentos e trâmites em papel para eletrônicos mediante
solução de ECM com Certificação Digital. O principal objetivo é melhorar a gestão da informação, uma vez que foram detectados
diversos pontos críticos, como lentidão, falta de controle e custo elevado para garantir acessibilidade às informações. Surgiu então a
proposta para utilização de tecnologias de captação, distribuição, preservação e validade jurídica com maior eficácia probatória.Gerir informações corporativas não se limita apenas em digitalizar. Requer planejamento adequado, com normas definidas e cronograma completo. Assim, a FIEP contratou uma consultoria externa independente e especializada, que com uma
equipe interna de trabalho, com representantes de todos os setores envolvidos, deram início ao projeto.Definiu-se que o gerenciamento dos documentos será centralizado, com núcleos de captação descentralizados.
Adaptando a metodologia AIIM às necessidades da FIEP, elaborou-se um cronograma detalhado, cujas atividades envolvem cinco
grandes etapas: Sensibilização, Pesquisas e Definições; Gestão, Organização e Classificação; Primeira Implantação; Avaliação e
ajustes e Expansão gradativa.
A realização desse importante projeto mostra que hoje é indispensável considerar a Certificação Digital em qualquer
solução de ECM, levando-se em conta aspectos tecnológicos, jurídicos e culturais. Portanto, esta Conferência objetiva apresentar a
abordagem utilizada pela FIEP para viabilizar o ECM com Certificação Digital, detalhar suas fases, enumerar os importantes
benefícios, relatar as principais dificuldades encontradas e alertar sobre os inevitáveis desafios que precisam ser superados em todo
projeto de migração de documentos analógicos para digitais mediante soluções de ECM com Certificação Digital.
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